In diesem Trainings-Modul möchten wir Sie über den Umgang mit personenbezogenen Daten aufklären.

 Aufgrund hoher Strafen bei einem Verstoß gegen das Datenschutzgesetz (DSGVO) ist es wichtig, die Grundsätze des Datenschutzes zu kennen. Der Zweck des Datenschutzes ist:

  • der Schutz vor missbräuchlicher Datenverarbeitung
  • der Schutz des Rechts auf informationeller Selbstbestimmung
  • der Schutz des Persönlichkeitsrechts bei der Datenverarbeitung
  • der Schutz der Privatsphäre jeder natürlichen Person

Ein sorgsamer Umgang mit den Gästedaten auf den Schiffen ist aus diesem Grund sehr wichtig.

1. Was sind personenbezogene Daten?

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, welche zu einer identifizierbaren natürlichen Person (im Folgenden Betroffene) gehören. Bei A-ROSA sind dies im Wesentlichen alle Daten, die sich auf den Gast beziehen, im Zusammenhang mit dem Gast stehen sowie alle Personaldaten der Mitarbeiter.

Das nachfolgende Schaubild zeigt typische personenbezogene Daten in verschiedenen Kategorien auf. So sind der Name und die Anschrift eines Gastes beispielsweise Einzelangaben über seine persönlichen Verhältnisse, denn sie beschreiben seine Person. Angaben über seine Gesundheit, ethnische und kulturelle Herkunft sind besonders sensible Daten und daher auch besonders schützenswert und dürfen nicht ohne Weiteres verarbeitet werden.

Lächelnde Frau in weißer Bluse mit rotem Halstuch und Namensschild an einem Empfangstresen mit Vasen im Vordergrund

Personenbezogene Daten sind z.B.

Persönliche Verhältnisse betreffend

  • Name
  • Anschrift
  • Geburtsdatum
  • Foto
  • Ausbildung / Beruf
  • Familienstand
  • Staatsangehörigkeit
  • Urlaubsplanung
  • Beurteilungen

Sachliche Verhältnisse betreffend

  • Einkommen
  • Kapitalvermögen
  • Schulden
  • Eigentum (Haus, Wohnung, Auto etc.)

Bestimmte Daten, d.h. erst mit weiteren Informationen kann man auf eine Person rückschließen

  • Personalnummer
  • IP-Adresse
  • KFZ-Kennzeichen
  • Kontonummer

Besonders sensible Daten

  • Gesundheitsdaten
  • Ethnische Herkunft
  • Politische Meinung
  • Religiöse und philosophische Überzeugungen
  • Gewerkschaftszugehörigkeit
  • Sexualleben

2. Worauf ist im Umgang mit personenbezogenen Daten besonders zu achten?

Alle Mitarbeiter von A-ROSA müssen an Ihrem Arbeitsplatz dazu beitragen, dass personenbezogene Daten und vertrauliche Informationen geschützt sind und nicht in die Hände Unberechtigter gelangen.

Dies kann gewährleistet werden, insbesondere durch:

  • Daten von Gästen, die zusätzlich an Bord erhoben werden (Anmeldungen für Bike-Touren, Dinner, SPA etc.) müssen für die Zwecke, für die sie erhoben und verarbeitet werden, relevant sein.
  • Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt allein im Rahmen der vorgegebenen Aufgabenstellung.
  • Schutz des PCs vor unberechtigter Nutzung, d.h. keine Weitergabe oder Offenlegung des Passwortes, sicheres Passwort verwenden
  • Alle Dokumente oder Datenträger, die personenbezogene Daten enthalten, sind in verschließbaren Räumen/Schränken aufzubewahren.
  • Ausgedruckte Listen mit personenbezogenen Daten für die tägliche Arbeit dürfen nicht offen liegen gelassen werden (z.B. Schutz vor Blicken anderer Gäste).
  • Sorgfältiger Umgang mit Kreditkartennummern (keine Notizen auf Zettel, keine Kommunikation über E-Mail), Nutzung von Telefon bei schneller Weitergabe
  • Nicht mehr benötigte Unterlagen mit personenbezogenen Daten müssen mittels Datenschutztonne oder Aktenvernichter entsorgt werden (keine Entsorgung in den Papierkorb).
  • Die Weitergabe von personenbezogenen Daten ist nicht erlaubt. Dies gilt nicht für die übliche Gästeabwicklung wie z.B. Weitergabe von Daten für Ausflugsagenturen.
Junger Kellner mit weißem Hemd und Namensschild hält Tablett mit zwei Gläsern Rotwein in einem Restaurant

3. Welche Rechte hat der Einzelne (Mitarbeiter & Gast)?

Jeder Betroffene kann u.a. die folgenden Rechte beim A-ROSA Datenschutzbeauftragten wahrnehmen:

  1. Recht auf Auskunft über die von ihm gespeicherten Daten
  2. Recht auf Berichtigung von unrichtig oder unvollständig erhobenen Daten
  3. Recht auf Löschung der Daten, sofern Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten fehlt oder weggefallen ist
  4. Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung von Daten, wenn schutzwürdiges Interesse vorliegt

Beispiel:

Falls ein Gast von Ihnen an Bord erfahren möchte, was konkret für Daten von ihm gespeichert werden und für wie lange, dann geben Sie ihm die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten (siehe Punkt 6) mit dem freundlichen Hinweis, dass der Gast die Anfrage direkt bei diesem platzieren soll. Der Datenschutzbeauftragte setzt sich dann direkt mit dem Gast in Verbindung. Somit werden eben genannten Rechte des Gastes gewahrt.

Mann in weißem Hemd mit Schulterklappen spricht in Walkie-Talkie und lehnt sich an ein Geländer

4. Datenpannen

Eine Verletzung des Schutzes von personenbezogenen Daten (= sog. Datenpanne) liegt vor, wenn es zu einem der folgenden Fälle kommt, die:

  1. zur Vernichtung, zum Verlust oder zur Veränderung von personenbezogenen Daten führt, ODER
  2. zur unbefugten Offenlegung von beziehungsweise zum unbefugten Zugang zu personenbezogenen Daten führt, die übermittelt, gespeichert oder auf sonstiger Weise verarbeitet werden.

Beispiele: Eine E-Mail mit personenbezogenen Daten wird an einen falschen Adressaten gesendet, dem Gast wird versehentlich ein falscher Ausweis zurückgegeben, die Reisedaten von Gästen werden wissentlich oder unwissentlich an ein Konkurrenzunternehmen weitergegeben oder ein Laptop wird gestohlen.

Wie sollen Sie sich bei solchen Datenpannen verhalten?

Nach Bekanntwerden der Verletzung muss eine Meldung binnen 72h an die Aufsichtsbehörde abgeben werden. Daher sollte von Ihnen umgehend der Datenschutzbeauftragte (siehe Punkt 6) informiert werden. Sie können sich auch zunächst an den Hotelmanager wenden, mit der Bitte um weitere Kontaktaufnahme mit dem Datenschutzbeauftragten. Wichtig ist nur, dass der Datenschutzbeauftragte umgehend informiert wird, damit dieser die Verletzung – wenn nötig innerhalb der vorgegebenen Zeit - melden kann.

Arbeitsrechtliche Konsequenzen bei Verstößen

Bei absichtlicher oder grob fahrlässiger Datenschutzverletzung kann vom jeweiligen Mitarbeiter Schadensersatz verlangt werden.

Abmahnungen oder sogar fristlose Kündigungen bei besonders schwerwiegenden Verstößen sind ebenso möglich.

5. Verpflichtung zur Wahrung des Datengeheimnisses

Allen Mitarbeitern, die geschäftlich Zugang zu personenbezogenen Daten des Unternehmens haben, ist es untersagt, diese Daten unbefugt zu verarbeiten, zu nutzen oder weiterzugeben. Dieses Verbot gilt auch nach Beendigung der Tätigkeit fort. 

Zuwiderhandlungen können arbeitsrechtliche, sowie auch finanzielle Konsequenzen nach sich ziehen.

6. Fragen zum Datenschutz oder zur Datensicherheit

Dem Datenschutzbeauftragten obliegen unter anderem folgende Aufgaben:

  • Ansprechpartner für die Betroffenen
  • Unterrichtung und Beratung des Verantwortlichen und der Beschäftigten
  • Überwachung der Einhaltung der Datenschutzvorschriften
  • Zusammenarbeit mit der Aufsichtsbehörde

Sollten Mitarbeiter oder Gäste Auskünfte verlangen, Datenschutzfragen haben oder Berechtigungen anfragen, bitte an folgende Adressen weiterleiten:

Datenschutzbeauftragte bei A-ROSA für Mitarbeiter und Endkunden

Herr Gunar Laaser
Tel.: +49 381 44040244
E-Mail: datenschutzbeauftragter@a-rosa.com